Mise à jour : 9 juillet 2026
1. Préambule
URBATIC.HSE est un bureau d’études et organisme de formation spécialisé dans les domaines de l’Hygiène, de la Sécurité et de la prévention des risques professionnels (HSE).
La société accompagne les entreprises dans l’évaluation et la maîtrise des risques liés aux situations de travail, l’amélioration des conditions de travail et la mise en conformité des pratiques de prévention.
URBATIC.HSE intervient notamment auprès des secteurs du BTP, de l’industrie, de la logistique et d’autres environnements professionnels exposés à des enjeux de sécurité, au travers de prestations de conseil, d’audit, d’accompagnement technique, d’études ergonomiques et de formations dédiées à la prévention des risques.
Dans le cadre de ses activités, URBATIC.HSE est susceptible de collecter et de traiter des données personnelles relatives à des personnes physiques (ci-après « Personnes concernées »).
2. Objet & Champ d’application de la Politique de confidentialité URBATIC.HSE
La présente Politique de confidentialité s’applique aux opérations de traitement de données personnelles effectuées par URBATIC.HSE, que ce soit en qualité de responsable de traitement ou en qualité de sous-traitant, dans le cadre de son activité et, plus précisément, dans le cadre de ses activités et de la fourniture de ses services à ses clients et aux Personnes concernées.
Lors de tout traitement de données personnelles, URBATIC.HSE veille attentivement à respecter la Réglementation applicable, y compris la Loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée et le Règlement européen n° 2016/679/UE, dit « RGPD », du 26 avril 2016 (ci-après « Réglementation applicable »).
La présente Politique de confidentialité a pour objet d’informer les Personnes concernées des opérations de traitement réalisées sur leurs données personnelles et des droits dont elles disposent.
Les Personnes concernées sont invitées à prendre régulièrement connaissance de la présente Politique de confidentialité afin d’être informées de ses éventuelles modifications.
Elles seront néanmoins informées des ajustements substantiels susceptibles d’intervenir.
3. Coordonnées & Identité d’URBATIC.HSE
Les informations relatives aux Personnes concernées sont susceptibles d’être collectées et traitées par URBATIC.HSE, société par actions simplifiée immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Saintes sous le n° 804 225 027, sise 1-3, impasse des Prés, 17260 Saint-André-de-Lidon, représentée par Monsieur Frédéric Clément-Grandcourt, intervenant en qualité de responsable de traitement ou de sous-traitant.
URBATIC.HSE est susceptible de traiter de manière indépendante des données personnelles relatives aux Personnes concernées dans le cadre de ses activités et de la fourniture de ses prestations de services.
Dans ce cas, URBATIC.HSE demeure entièrement responsable des traitements de données personnelles qu’elle réalise pour son propre compte et s’engage, à ce titre, à s’assurer de la conformité des traitements pour lesquels elle est responsable du traitement à la Réglementation applicable.
Par ailleurs, lorsqu’elle agit dans le cadre d’une relation de sous-traitance de données personnelles pour parvenir aux finalités décrites ci-après, URBATIC.HSE est liée par un accord de sous-traitance conformément à l’article 28 du RGPD.
4. Modalités de collecte et de traitement des données personnelles par URBATIC.HSE
URBATIC.HSE s’engage à ne pas traiter les données personnelles collectées pour d’autres finalités que celles décrites ci-après et selon les modalités du présent article.
4.1 Catégories de données personnelles collectées par URBATIC.HSE
Dans le cadre de ses activités et de la fourniture de ses prestations de services, URBATIC.HSE est susceptible de collecter et de traiter les diverses catégories de données personnelles suivantes :
(i) Données d’identification et coordonnées des Personnes concernées, y compris notamment : nom, prénom, fonction, intitulé de poste, adresse électronique professionnelle, numéro de téléphone professionnel, adresse postale professionnelle, ainsi que toute information nécessaire à la gestion des relations contractuelles et professionnelles entre URBATIC.HSE et ses clients.
(ii) Données relatives à la vie professionnelle des Personnes concernées, y compris notamment : employeur, service ou unité de rattachement, fonction occupée, parcours professionnel, habilitations, qualifications, certifications, formations suivies, compétences professionnelles et informations nécessaires à l’organisation et au suivi des prestations réalisées par URBATIC.HSE.
(iii) Données relatives à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail des salariés des clients, susceptibles d’être collectées dans le cadre des missions d’évaluation des risques professionnels, d’études ergonomiques ou d’accompagnement HSE, y compris notamment : informations relatives aux situations de travail observées, contraintes physiques ou organisationnelles identifiées, expositions professionnelles potentielles, facteurs de pénibilité, observations issues des analyses de postes ou diagnostics réalisés et informations collectées dans le cadre de la réalisation d’un DUERP.
(iv) Données relatives aux formations dispensées par URBATIC.HSE, y compris notamment : identité des participants, coordonnées professionnelles, entreprise d’appartenance, historique des formations suivies, dates de participation, évaluations ou questionnaires de satisfaction, résultats aux éventuelles évaluations et éléments nécessaires à l’établissement des attestations de formation.
(v) Données relatives aux échanges et relations contractuelles avec les clients et partenaires, y compris notamment : historique des échanges avec URBATIC.HSE, demandes formulées, comptes rendus de réunions, informations communiquées dans le cadre des missions, réclamations éventuelles, informations relatives au suivi des prestations, documents contractuels, devis, bons de commande et factures.
(vi) Données relatives aux environnements professionnels analysés dans le cadre des missions HSE, y compris notamment : informations relatives aux entreprises clientes, sites d’intervention, postes de travail étudiés, équipements utilisés, procédés de production, organisations internes, documents et supports transmis par les clients contenant des informations relatives aux équipes.
(vii) Données économiques, administratives et financières, y compris notamment : informations relatives aux contrats conclus avec les clients, devis, factures, coordonnées bancaires des interlocuteurs habilités lorsque celles-ci sont nécessaires au règlement des prestations, informations relatives aux paiements et au suivi administratif des relations commerciales.
URBATIC.HSE ne collecte pas ou ne traite pas de données personnelles sensibles au sens de la Réglementation applicable, c’est-à-dire d’informations relatives à l’origine raciale ou ethnique, aux opinions politiques, aux convictions religieuses, à la santé ou à l’appartenance syndicale des Personnes concernées. Dans une telle hypothèse, URBATIC.HSE effectuera les opérations de traitement concernées à la suite d’une analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD) dédiée.
4.2 Modalités de collecte des données personnelles par URBATIC.HSE
URBATIC.HSE est susceptible de collecter des données personnelles de différentes manières, notamment :
(i) lors de la navigation sur le site internet associé ;
(ii) lors d’échanges, de quelque nature qu’ils soient, avec ses prospects, ses clients et/ou la Personne concernée, par l’intermédiaire du formulaire de contact accessible depuis le site internet, par courriel, par courrier, par téléphone ou par visioconférence ;
(iii) dans le cadre de la relation commerciale entre URBATIC.HSE et ses clients ou la Personne concernée.
Les données personnelles peuvent être collectées directement par un acte positif de la part du client ou des Personnes concernées, ou automatiquement par le dépôt de traceurs sur le terminal des utilisateurs.
4.3 Caractère nécessaire de la collecte des données personnelles
Le renseignement de certaines informations est nécessaire pour permettre à URBATIC.HSE de traiter efficacement les demandes effectuées par l’intermédiaire de son site internet.
Si la Personne concernée ne renseigne pas les informations requises, telles que son nom, son adresse électronique ou son numéro de téléphone, URBATIC.HSE pourra se trouver dans l’incapacité de donner suite à ses demandes, y compris dans le cadre de la fourniture de ses prestations de services.
Les champs d’un formulaire n’étant pas indiqués comme obligatoires sont laissés à l’appréciation de la Personne concernée, à qui il appartiendra de choisir de les remplir ou non.
5. Bases juridiques & Finalités des traitements de données personnelles par URBATIC.HSE
URBATIC.HSE traite les données personnelles des Personnes concernées uniquement lorsque les finalités poursuivies l’exigent.
Toute opération de traitement de données personnelles réalisée par URBATIC.HSE est licite et fondée sur une base juridique qui la justifie, en application de l’article 6 du RGPD.
| Finalité(s) & sous-finalité(s) du traitement | Catégories de données personnelles | Base juridique (Art. 6 RGPD) |
|---|---|---|
| Gestion et suivi des relations contractuelles avec les clients d’URBATIC.HSE : prise de contact, analyse des besoins, préparation et suivi des prestations de conseil, d’audit, d’accompagnement HSE, d’études ergonomiques et de formations. | Données d’identification et coordonnées professionnelles ; données relatives à la fonction et au poste occupé ; informations communiquées dans le cadre des échanges professionnels ; documents nécessaires à la réalisation des prestations. | Exécution des mesures précontractuelles et contractuelles (art. 6.1.b RGPD). |
| Réalisation des prestations HSE confiées à URBATIC.HSE : diagnostics, audits, évaluations des risques professionnels, accompagnement DUERP, analyses de postes, études ergonomiques et recommandations d’amélioration. | Données d’identification ; données relatives à la vie professionnelle ; données relatives aux postes de travail, situations professionnelles observées, organisations de travail, expositions professionnelles potentielles et facteurs de risques identifiés. | Exécution du contrat conclu avec le client (art. 6.1.b RGPD) lorsque URBATIC.HSE agit pour ses propres besoins dans le cadre de la prestation ; ou exécution des instructions documentées du client (art. 28 RGPD) lorsque URBATIC.HSE agit en qualité de sous-traitant. |
| Analyse des situations de travail et amélioration des conditions de travail : identification des contraintes professionnelles, prévention des risques, prévention des troubles musculosquelettiques et accompagnement ergonomique. | Données d’identification ; données professionnelles ; informations relatives aux conditions de travail, contraintes physiques ou organisationnelles, observations issues des analyses de terrain. | Intérêt légitime d’URBATIC.HSE et/ou de son client à assurer la prévention des risques professionnels et l’amélioration des conditions de travail (art. 6.1.f RGPD). |
| Organisation et gestion des formations dispensées par URBATIC.HSE : inscription des participants, organisation des sessions, suivi pédagogique, délivrance des attestations et certificats de formation. | Données d’identification ; coordonnées professionnelles ; entreprise d’appartenance ; fonction ; historique des formations suivies. | Exécution du contrat de formation conclu avec l’entreprise cliente ou la Personne concernée (art. 6.1.b RGPD). |
| Gestion administrative, contractuelle et financière des prestations : établissement des devis, contrats, bons de commande, factures, suivi des paiements, comptabilité et obligations fiscales. | Données d’identification ; coordonnées professionnelles ; informations contractuelles ; données financières et bancaires nécessaires au règlement des prestations. | Exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD) ; respect des obligations légales comptables et fiscales (art. 6.1.c RGPD). |
| Gestion des échanges avec les clients, prospects, partenaires et participants aux formations : demandes d’informations, suivi des demandes, réclamations, assistance et échanges relatifs aux prestations réalisées. | Données d’identification ; coordonnées professionnelles ; contenu des échanges ; historique des demandes et réponses apportées. | Intérêt légitime d’URBATIC.HSE à assurer la gestion de sa relation professionnelle et la qualité de ses services (art. 6.1.f RGPD). |
| Gestion et amélioration des services proposés par URBATIC.HSE : analyse des retours clients, amélioration des supports pédagogiques, évolution des méthodes d’intervention et amélioration de la qualité des prestations. | Données d’identification ; données relatives aux formations suivies ; évaluations et retours d’expérience ; données issues des échanges avec les clients. | Intérêt légitime d’URBATIC.HSE à améliorer ses services et maintenir un niveau de qualité adapté aux besoins de ses clients (art. 6.1.f RGPD). |
| Gestion des relations avec les prestataires et partenaires intervenant dans l’activité d’URBATIC.HSE : outils numériques, hébergement, maintenance informatique, prestataires administratifs ou supports externes. | Données d’identification ; coordonnées professionnelles ; informations nécessaires à la gestion des relations avec les prestataires. | Intérêt légitime d’URBATIC.HSE à organiser et sécuriser son activité professionnelle (art. 6.1.f RGPD). |
| Prospection commerciale et communication professionnelle : présentation des offres URBATIC.HSE, envoi d’informations relatives aux prestations, gestion des contacts professionnels et communication institutionnelle. | Données d’identification ; coordonnées professionnelles ; historique des échanges commerciaux ; préférences de communication. | Intérêt légitime d’URBATIC.HSE à développer son activité et communiquer auprès de professionnels (art. 6.1.f RGPD) ; consentement lorsque celui-ci est requis par la réglementation applicable à la prospection électronique (art. 6.1.a RGPD). |
| Gestion des demandes d’exercice des droits RGPD : réception, vérification, traitement et suivi des demandes des Personnes concernées. | Données d’identification ; informations nécessaires à l’identification de la personne concernée ; contenu de la demande et échanges associés. | Respect d’une obligation légale incombant à URBATIC.HSE (art. 6.1.c RGPD). |
Pour plus d’informations à ce sujet, la Personne concernée peut contacter URBATIC.HSE selon les modalités prévues à l’article 8.
6. Modalités de détermination des durées de conservation des données personnelles par URBATIC.HSE
URBATIC.HSE conserve les données personnelles sous une forme permettant l’identification pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été initialement collectées.
URBATIC.HSE procède ensuite à leur suppression ou à leur archivage, sauf si la Personne concernée exerce son droit à l’effacement des données personnelles la concernant, ou si une durée de conservation plus longue est expressément autorisée ou imposée par une disposition légale ou réglementaire.
Les critères auxquels URBATIC.HSE se réfère pour déterminer les durées de conservation sont les suivants :
(i) la durée pendant laquelle URBATIC.HSE entretient une relation contractuelle avec la Personne concernée ;
(ii) la durée pendant laquelle URBATIC.HSE est susceptible d’exécuter un contrat relativement à la poursuite des finalités décrites ci-dessus ;
(iii) la réalisation d’un intérêt légitime poursuivi par URBATIC.HSE ;
(iv) l’existence d’une obligation légale ou réglementaire à laquelle URBATIC.HSE est soumise.
Pour plus d’informations à ce sujet, la Personne concernée peut contacter URBATIC.HSE selon les modalités prévues à l’article 8.
7. Destinataires des données personnelles traitées par URBATIC.HSE
L’accès aux données personnelles collectées par URBATIC.HSE et leur traitement sont strictement limités. Néanmoins, URBATIC.HSE est susceptible de transmettre les données personnelles à des tiers destinataires, notamment :
(i) aux équipes d’URBATIC.HSE responsables des opérations de traitement identifiées dans le cadre de l’exécution de leurs missions et soumises à une obligation spécifique de confidentialité ;
(ii) aux prestataires de services externes auxquels URBATIC.HSE est susceptible de faire appel dans le cadre de l’exécution de prestations en lien avec les traitements identifiés ci-dessus, tels que les prestataires techniques, commerciaux ou juridiques, l’hébergeur, le prestataire de service de paiement sécurisé, le prestataire de maintenance informatique ou le développeur informatique ;
(iii) à toute catégorie de tiers lorsque ce transfert est requis par la loi, un règlement ou une décision de justice, ou lorsqu’il est nécessaire pour répondre à une réclamation ou assurer la sécurité des données personnelles.
Dans le cadre des finalités décrites ci-dessus, lorsqu’URBATIC.HSE agit dans le cadre d’une relation de sous-traitance de données personnelles, elle est liée par un accord de sous-traitance conforme à l’article 28 du RGPD.
En cas de transfert de données en dehors de l’Union européenne, URBATIC.HSE s’engage à assurer un niveau suffisant de sécurité et de protection des données personnelles et à mettre en place les garanties appropriées prévues par la Réglementation applicable.
8. Exercice des droits sur les données personnelles traitées par URBATIC.HSE
Conformément à la Réglementation applicable, les Personnes concernées par les traitements de données personnelles mentionnés ci-dessus disposent des droits suivants :
(i) Droit d’accès : connaître précisément les données traitées par URBATIC.HSE et/ou par les prestataires tiers externes auxquels URBATIC.HSE est susceptible d’avoir recours.
(ii) Droit d’effacement : demander qu’URBATIC.HSE et/ou ses prestataires tiers externes cessent de traiter tout ou partie de ses données personnelles et procèdent à leur suppression, lorsque les conditions légales sont réunies.
(iii) Droit de rectification : demander la modification d’une donnée personnelle qui ne serait pas à jour, serait inexacte ou incomplète.
(iv) Droit à la portabilité : récupérer ses données personnelles ou demander qu’elles soient transmises à un tiers, lorsque ce droit est applicable.
(v) Droit d’opposition : s’opposer à certains traitements de ses données personnelles réalisés par URBATIC.HSE et/ou ses prestataires tiers externes, dans les conditions prévues par la Réglementation applicable.
(vi) Droit à la limitation : demander la suspension temporaire du traitement de ses données personnelles dans les cas prévus par la Réglementation applicable.
(vii) Droit de définir des directives post-mortem : définir des instructions relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de ses données personnelles après son décès.
Toute Personne concernée peut exercer ses droits directement auprès d’URBATIC.HSE qui, le cas échéant, transmettra la demande à ses prestataires tiers externes concernés.
Toute Personne concernée dispose, à tout moment et sans avoir à justifier d’un motif particulier, d’un droit d’opposition au traitement de ses données personnelles à des fins de prospection commerciale ainsi que du droit de retirer, à tout moment, le consentement qu’elle aurait donné à URBATIC.HSE et/ou aux prestataires tiers externes auxquels URBATIC.HSE aurait recours.
En cas de collecte de coordonnées téléphoniques par URBATIC.HSE, toute Personne concernée est informée, conformément à l’article L. 223-2 du Code de la consommation, qu’elle peut s’inscrire gratuitement sur la liste d’opposition au démarchage téléphonique Bloctel.
Toute Personne concernée peut exercer ses droits en contactant URBATIC.HSE par voie postale, par voie électronique ou au moyen du formulaire de contact accessible depuis le site internet.
Toute Personne concernée peut également adresser une réclamation à la CNIL, en ligne depuis son site internet ou par courrier à l’adresse suivante : CNIL, 3 place de Fontenoy – TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07.